Оплата с полным комплектом документов: что получает бухгалтер для отчётности в РФ

Что нужно подготовить до оплаты

- Договор поставки/оказания услуг с иностранным контрагентом (если есть). Он обосновывает саму хозяйственную операцию.

- Инвойс поставщика (proforma или commercial invoice) с валютой, суммой, сроками, реквизитами бенефициара.

- Карточка компании клиента и KYC‑пакет (по запросу комплаенса).

- Агентский договор. В нём фиксируются полномочия агента на перечисление средств иностранному поставщику и условия вознаграждения.

- Допсоглашение/заявка к агентскому договору под конкретную оплату: сумма в валюте, получатель, назначение, крайний срок.

Как проводится платёж

- Клиент переводит рубли на счёт нерезидента в российском банке по агентскому договору (рублёвый платёж не уходит из РФ).

- В назначении платежа указываются номер и дата агентского договора/заявки и цель: «перечисление иностранному поставщику по инвойсу…; без НДС» — текст согласуется с нашим специалистом для единообразия.

- Money transfer, например, осуществляет выплату поставщику через зарубежную инфраструктуру (в т.ч. в CNY для Китая) с разрывом цепочки. Средний срок исполнения — 2 рабочих дня после зачисления рублей.

Что получает бухгалтер для отчётности

1) Основание операции:

- Копия инвойса поставщика (PDF).

- Агентский договор + допсоглашение/заявка под платёж.

- При необходимости — карточка иностранного получателя и реквизиты.

2) Подтверждение факта перечисления за рубеж:

- Платёжное подтверждение (transfer advice/credit advice) иностранного банка/платёжной системы с реквизитами бенефициара, суммой, валютой, датой и ссылкой на инвойс.

- Отчёт агента, где отражены получатель, сумма в валюте, курс/конвертация (если применимо) и дата исполнения. Отчёт подписывается с обеих сторон (электронно или собственноручно).

- Выписка по рублёвому счёту клиента из российского банка, подтверждающая оплату агенту.

3) Закрывающие по агентскому вознаграждению:

- Отчет агента, подписанный обеими сторонами. Для нерезидента НДС не выделяется; формулировка в документах подготовлена так, чтобы корректно отразить налоговый режим и место реализации услуги.

- При необходимости — детализация расходов (fee breakdown) и справка о курсе конвертации.

4) Валютный контроль: когда нужна «справка»

- Если клиент работает через Money transfer и платит в рублях внутри РФ, Для бухгалтерии и аудитора достаточно отчёта агента и иностранного платежного подтверждения.

- По запросу выдается «справка о выполнении зарубежного платежа» на бланке Money transfer с приложением банковского подтверждения. Возможен перевод на русский и нотариальное заверение/апостиль.

- Если у клиента есть параллельные собственные валютные расчёты, справки по таким операциям предоставляет обслуживающий банк клиента в обычном порядке.

Формат и сроки документов

- Все документы доступны в электронном виде (PDF) с подписями/печатью; оригиналы направляются курьером по запросу.

- После зачисления рублей — подтверждаем приём к исполнению в день оплаты.

- Подтверждение зарубежного перечисления и отчёт агента — обычно в течение 1–2 рабочих дней с момента исполнения.

- Закрывающие по комиссии — отчёт агента.

Чем этот комплект закрывает риски

- Обоснование: договор поставки/инвойс + агентский договор/заявка.

- Факт исполнения: зарубежное платёжное подтверждение + отчёт агента.

- Налоги и учёт: Отчет агента, заменяющий собой акт выполненных работ и корректные формулировки в назначении платежа.

Такой набор удовлетворяет требованиям бухучёта в РФ, внутреннего аудита, запросам налоговых органов и комплаенса банка.

Money transfer — ваш платёжный агент и проводник в международных расчётах: альтернативные каналы вместо SWIFT/SEPA, платежи в юанях юридическим и физлицам в Китае, возврат экспортной выручки и сопровождение крупных покупок. Без зарубежного счёта клиента, со средним сроком исполнения два рабочих дня и с полным, аккуратно оформленным комплектом документов. Свяжитесь с нами в Telegram или WhatsApp — согласуем договор и подготовим ваш первый платёж без сбоев в учёте.