Выбор системы Work management и управления знаниями для команды: личный опыт

В докомпьютерную эру для управления задачами руководители или их секретари изобретали разные бумажные планировщики, писали в ежедневниках и настольных перекидных календарях. Сейчас возможностей для управления командой столько, что в них можно потеряться. В статье расскажу собственный опыт выбора системы Work Management.

Недавно руководство поставило задачу — отыскать систему для:

Запланировали следующую модель внедрения: начать с пилотного департамента, отработать на нём основные методики, а потом уже распространять лучшие практики на остальную команду. Сразу скажу, что мы только что подошли к этому этапу.

В IT главный актив — это не компы и локальная сеть, не офис, и даже не софт, который разработала лучшая в мире команда. Это — сама команда, а вернее совокупность знаний и опыта каждого её участника. Глупо терять с таким трудом приобретенные активы, когда человек меняет работу или выгорает от постоянных вопросов коллег.

А значит, опыт и знания нужно:

Хаос автоматизировать невозможно. Это главный постулат, который я усвоил за 30+ лет работы в ИТ. Когда новичок в инструкциях читает одно, а на практике видит другое — у него складывается не самое лучшее мнение о компании, а онбординг затягивается, потому что вместо одного этапа в нём появляется 4:

Более того, при описании процессов вскрываются неэффективные и просто небезопасные отклонения — даже не буду приводить примеры, стыдно, что в современной компании бывает такое. Выясняется, что половина инструкций не актуальна, а половина просто отсутствует.

Выводы: схемы бизнес-процессов должны отражать реальную жизнь, а не идеальное ее видение, либо, наоборот, жизнь нужно изменить так, чтобы она соответствовала схемам бизнес-процессов.

Вот для этого нужна система Work Management — система, которая описывает процессы, постоянно протекающие в компании. А не просто банальное управление задачами или Project Management, хотя и такая система тоже нужна.

Жизнь научила начинать любую разработку или внедрение со сбора требований заинтересованных лиц. Здесь две цели:

Разумеется, в этой работе принимают участие только руководители подразделений и сотрудники из числа наиболее опытных, остальным действительно никто не спрашивает, руководство не стремится построить бирюзовую компанию.

Вот список главных требований заинтересованных лиц к платформе Work Management (в порядке убывания приоритета)

Кроме функциональности, сформулировали и ряд ограничений

Можно было бы подумать, что это две разные системы. Но нет, мы искали решение «в одном флаконе», вполне отдавая себе отчет в том, что специализированное решение обычно лучше универсального справляется с узкими задачами.

Сначала я пошёл кружным путём — гуглил и складывал ссылки в табличку. Потом наткнулся на Рейтинг Ruward за 2023 год — да, долго выбирали, на сентябрь 2024 года этот был самым свежим. Почитал методику — там оценивали не то, но хотя бы список участников можно было взять за основу.

Вполне возможно, что благодаря этому решению какие-то системы остались за рамками внимания. Что ж, невозможно объять необъятное.

Внимательный читатель заметит, что список в Рувард длиннее. Всё верно, я первым делом выкинул из него зарубежные сервисы — опыт Notion, Confluence, Wrike и многих других подобных отучил делать ставки на импортные решения. Тем более, что за них ещё и заплатить невозможно.

В итоге сформировался следующий список, из которого предстояло составить шорт-лист.

TEAMLY
L2U InKnowledge
Minerva
EvaWiki
Platrum
YoNote
WEEEK
Я.Wiki

Какие-то сервисы давали пробник сразу. Какие-то требовали сначала переговорить с менеджером — очень странная модель продаж, которая неимоверно бесит. Я не люблю, когда мне звонят по телефону незнакомые люди, имею право. Так что некоторые сервисы остались без пробника, выводы пришлось делать только на основании информации с лендингов.

Сайт

Позиционирование: Платформа для совместной работы и управления знаниями.

Разрабатывает и продаёт сервис компания QSOFT.

База знаний — сделана по аналогии с Notion. Разделение на «пространства». Древовидная структура знаний, блочная структура статей, встраивание объектов как собственных, так и извне, богатые возможности визуального оформления.

Курсы для онбординга — создаются интеграцией в уроки статей БЗ. Статья отображается курс, а не копируется, а значит, новичок изучает только актуальную информацию. Есть функционал для создания тестов и отслеживания прогресса учеников в прохождении курсов. Есть назначение курса сотруднику.

Совместная работа — есть механизм согласования статей, есть комментарии, есть чат в статье. Даже можно ставить задачи: получается типа чек-листа, в котором вычёркиваются пункты по мере выполнения задач. Есть настраиваемые уведомления.

Таск-трекеры — такого функционала нет по умолчанию, но отслеживание задач можно сделать в «Умных таблицах», которые повторяют базы данных Ноушен. Можно добавить собственные представления в виде канбана или диаграммы Ганта, есть джентльменский набор визуального редактирования связей и смены статусов. Есть автоматизация — например, при пермещениях карточки по канбану можно сразу назначать нового ответственного и извещать об этом его и постановщика.

AI — есть ИИ-ассистент, который реализует поиск по БЗ, а также помогает генерировать текстовый контент. Доступен только на платных тарифах. Похоже, что «под капотом» скрывается ChatGPT, но это неточно.

Реестр минцифры +

Облачный сервис +

Ролевая модель доступа ++ — потому что у пользователя есть не только роль, но и отдел — это очень удобно.

Интуитивно понятный каждому, кто хоть раз видел Notion, интерфейс, привычный и довольно удобный.

Регистрация без обязательного звонка от вендора.

Бесплатная версия для 7 редакторов — без совместной работы и ИИ.

Поддержка в боте в Telegram — но отвечают люди. Доступна даже на бесплатном тарифе.

Продвинутая общедоступная инструкция — академия Teamly.

Не хватает функционала в майнд-картах и схемах, но никто не запрещает использовать Миро и Draw.io.

Требования заинтересованных лиц и ограничения соблюдаются, включаю в шорт-лист.

Сайт

Позиционирование: «единственная в России полнофункциональная платформа для системного управления знаниями».

Подписка без менеджера невозможна, так что пришлось делать выводы по информации на сайте.

База знаний — вендор обещает не только поставить ПО для БЗ, но и комплексно внедрить, начиная с обучения сотрудников и заканчивая сдачей готовой БЗ в срок от 2 недель. Как это всё выглядит — неясно, на сайте нет скриншотов.

Курсы для онбординга — непонятно, можно ли создавать сами курсы. Заявлен функционал тестирования и «самообучения», что бы это ни было.

Совместная работа — заявлена, но непонятно, насколько она удобна и функциональна.

Таск-трекеры — присутствуют как самостоятельный блок, L2U заявляет о себе, как о замене Confluence.

AI — может быть есть, но на лендинге о нём ничего нет.

Реестр Минцифры +

Облачный сервис ? — скорее всего есть, но явно об этом не написано, а проверить не получается

Ролевая модель доступа ? — тут даже не буду ничего предполагать

Систему не удалось посмотреть, поэтому без комментариев.

Во многих местах лендинга нажатие на «Подробнее» отправляет под шапку сайта.

Кота в мешке в шорт-лист не включаю.

Сайт

Позиционирование: «Решения по управлению знаниями и обучением».

Попробовать можно только после беседы с менеджером, который догадался написать мне в WA. Тогда дают два демопространства для того, чтобы оценить, как можно сделать БЗ красиво и третье для экспериментов.

База знаний — есть, и продвинутая. Кроме сборки ссылок в главную статью, можно применять папки. В тело статей встраиваются любые объекты, визуальный редактор удобен.

Курсы для онбординга — создаются интеграцией статей базы знаний примерно также, как в Teamly. Можно делать тесты по пройденному материалу.

Совместная работа — видно только редактирование статей пользователями с доступом, функционал комментариев, чатов или постановки задач не обнаружен.

Таск-трекеры — отсутствуют, такова политика компании. Как и любые таблицы

AI — не нашёл в демоверсии, хотя менеджер упоминал такой функционал при демонстрации.

Реестр Минцифры +

Облачный сервис +

Ролевая модель доступа +- — роли есть, но нет отделов, так что на каждое пространство доступ нужно выдавать отдельно каждому или всем сразу.

Вменяемый привычный интерфейс с сайдбарами и клиентской областью. Отмечу демопространства с прикольным наполнением — вдохновляет на создание в своей компании чего-то подобного.

Нет функционала базы данных, трекеров задач.

Если бы не отсутствие трекеров, с удовольствием включил бы в шорт-лист. Но не случилось.

Сайт

Вендор: ГК EvaTeam.

Продукт EvaWiki — один из сервисов в экосистеме. Есть ещё таск-трекер, сервисдеск, разработка и тестирование, хранилище документов и работа с ними. EvaWiki тоже заявляет о себе как о «Российской замене Confluence».

База знаний — делится на проекты, внутри древовидная структура статей. В тело статьи можно внедрить любые объекты, включая видео, майнд-карты и Draw.io.

Учебные курсы — подобный функционал на сайте не заявлен.

Совместная работа — есть, можно комментировать, составлять цепочки согласования статей.

Таск-трекеры — продвинутая система со спринтами, аналитикой и отслеживанием выполнения.

AI — функциональность на сайте не заявлена, в демо я его тоже не нашёл.

Реестр Минцифры +

Облачный сервис +

Ролевая модель доступа +

Предзаполненное демо

Возможность регистрации без менеджера.

Привычный интерфейс, понятный пользователям подобных систем, хорошая система доступа.

Бесплатной версии нет вообще, минимальный тариф сильно урезан по функционалу.

Было бы обучение — включил бы в шорт-лист, ибо остальное сделано очень неплохо, смирились бы и с отсутствием ИИ. Но онбординг в интеграции с БЗ очень нужен.

Сайт

Позиционирование: «Сервис автоматизации менеджмента».

Решение от компании Платрум.

База знаний — уже привычная по предыдущим решениям древовидная структура, блочный редактор, внедрение объектов, оформление на неплохом уровне.

Курсы для онбординга — есть интеграция статей БЗ в уроки, есть тестирование после прохождения урока или серии уроков.

Совместная работа — только редактирование для тех, у кого есть права. Комментариев или согласований не обнаружено. Можно указывать персоналии или должности в тексте через собаку.

Таск-трекеры — в отдельном блоке. Есть контроль выполнения. Не нашёл автоматизацию, но, возможно, просто плохо искал.

AI — отсутствует.

Реестр Минцифры +

Облачная версия +

Ролевая модель доступа +- очень похоже на то, что пользователей для каждого раздела нужно прописывать отдельно, что крайне неудобно.

Возможность регистрации без менеджера.

Чтобы сохранить статью, нужно ткнуть в иконку, нет автопубликации изменений. Непривычный интерфейс.

Несмотря на неудобный с первого взгляда интерфейс, система не вызывает отторжения, удовлетворяет всем требованиям и ограничениям. Включаю в шорт-лист.

Сайт

Позиционирование: «Надежная российская альтернатива Notion - Trello - Asana - Coda - Confluence».

Вендор — «ВИЛИКС».

База знаний — такая же, как в Notion, а значит, и как в 5 из 6 предыдущих сервисов.

Курсы для онбординга — функциональность не заявлена.

Совместная работа — не удалось найти. Редактируют все, у кого есть права, согласований и комментариев не увидел.

Таск-трекеры — делаются так же, как в Notion или Teamly. Из представлений есть только доска и календарь, Ганта нет.

AI — только на платных тарифах, как и у Teamly. Функциональность похожа — поиск и генерация текстов.

Реестр Минцифры +

Облачный сервис +

Ролевая модель доступа +- — отделов нет, что неудобно, не понял, как расшарить «коллекцию» — всю рабочую область.

Понятный внятный привычный интерфейс.

Возможность регистрации без менеджера.

Можно работать командой из 5 человек бесплатно, но доступен будет не весь функционал.

Непонятный доступ, нет диаграммы Ганта, нет функционала создания курсов.

Обучения нет, с доступом непонятки — система не проходит в шорт-лист.

Сайт

Позиционирование: на сайте не сформулировано.

Решение от компании ВИИИК.

База знаний — дерево статей, блочный редактор, есть встраиванием объектов, но их не так много, как у конкурентов.

Курсы для онбординга — пока нет и, похоже, функциональность будет немного не та, что требуется.

Совместная работа — только редактирование пользователями с достаточными правами, комментирования или согласования не нашёл, чатов в статьях тоже.

Таск-трекеры — похоже, что Weeek с него и начинался. Сделано качественно, функционал продвинутый.

AI — похоже, Weeek — единственная система, которая даёт возможность искать и генерировать тексты на бесплатном тарифе. За поиск отвечает ChatGPT, за генерацию — YandexGPT.

Реестр Минцифры +

Облачная версия +

Ролевая модель доступа +- без отделов, что неудобно

Внятный интерфейс.

Возможность регистрации без менеджера.

Наличие бесплатной версии.

Хороший тасктрекер.

Функционал разделен между отдельными приложениями, как в Google. Нет обучения. Недостаточный функционал совместной работы.

Weeek не попадает в шорт-лист из-за отсутствия курсов и недостаточно проработанной модели доступа.

Сайт

Позиционируется как вики — база знаний с общим доступом.

Вендор: Яндекс.

База знаний — да.

Учебные курсы — нет.

Совместная работа — непонятно. По идее должна быть, сделано же такое на яндекс.диске.

Таск-трекеры — есть отдельный инструмент Task Tracker. Оба сервиса берут пользователей из настройки в Yandex Cloud Organization.

AI — странно, если яндекс не встроил свой YandexGPT.

Реестр Минцифры +

Облачная версия +

Ролевая модель доступа +- про отделы речи нет

Нормальная регистрация через аккаунт Яндекса.

Бесплатно для 4 пользователей.

Замороченный интерфейс, непонятная логика работы, постоянные ошибки.

Со временем всё может быть, пока же — категорическое нет.

Требованиям, выдвинутым заинтересованными лицами, удовлетворяют всего 2 системы из списка Ruward. Это Teamly и Platrum. Были бы требования другими — был бы другим и шорт-лист, а так имеем то, что имеем.

Я не ставил перед собой задачу заменить жюри Рувард. Просто выбирал то, на чём наша компания хотела бы строить свою базу знаний.

Чем мой опыт может быть полезен? Может быть, кто-то возьмёт на вооружение методику со сбором требований заинтересованных лиц. У кого-то есть похожая задача и ему будет интересно моё мнение. Кстати, я искренне считаю, что если не разобрался с основным функционалом сервиса за 15 минут — вряд ли его удастся внедрить на команду.

Никому не навязываю своё мнение относительно сервисов, попавших в обзор. Наоборот, буду благодарен за ваши советы — может быть, есть какое-то решение, которое стоило бы рассматривать.