Гибридные мероприятия: что это такое и в чем особенности их организации
По информации консалтинговой организации McKinsey, внедрение технологий и цифровизация помогли человечеству двинуть прогресс минимум на пять лет вперед. Это, конечно, относится и к сфере мероприятий. В статье разберем изменения в ивент-индустрии, особенности организации гибридных мероприятий, а также все «за» и «против».
Гибридное мероприятие: что это такое?
Под термином «гибридное мероприятие» подразумевают интерактивный ивент, сочетающий как виртуальное, так и личное присутствие участников. Это значит, что приглашенные смогут посетить событие вне зависимости от их расположения.
Если совсем просто, гибридное мероприятие — совмещение составляющих онлайн- и офлайн-форматов. Физическое место, выбранное для ивента, дополняется визуальными элементами, а к участникам, которые присутствуют в студии, может удаленно подключиться неограниченное число людей.
В таком формате могут быть проведены:
- бизнес-встречи;
- мастер-классы;
- конференции;
- семинары;
- выставки и прочее.
Благодаря своей универсальности гибридные мероприятия — оптимальное решение для тех, кто хочет совместить онлайн- и офлайн-бизнес.
На что ориентироваться при планировании гибридного мероприятия?
При организации ивент-встречи стоит уделить особое внимание следующим моментам:
- Звук. Голос ведущих и выступающих на сцене должен доходить до всех участников мероприятия. Звуковые задержки сказываются на восприятии информации, поэтому нужно подбирать качественное оборудование для трансляции.
- Интернет-соединение. Скорость интернета — ключевой фактор, от которого зависит, что именно увидят зрители онлайн-эфира. Именно этих людей, вероятнее всего, будет больше на гибридном ивенте. Перед началом трансляции убедитесь у оператора, что на ваших устройствах достаточно высокое интернет-соединение, гарантирующее отсутствие багов и зависаний.
- Адаптация под разные платформы. Важно, чтобы смотреть эфир могли участники на разных операционных системах, с компьютеров и смартфонов.
- Тестирование. Предварительный запуск трансляции за пару дней до основного ивента позволит заранее проверить стабильность работы оборудования и программ. Так, вы сможете заранее столкнуться с техническими неполадками и устранить их.
- Взаимодействие онлайн- и офлайн-аудитории. Общение спикеров должно быть не только с зрителями, которые находятся в непосредственной близости к ним, но и с теми, кто смотрит эфир в режиме онлайн. Ведущие выступают на две аудитории, поэтому время от времени им стоит задавать вопросы, глядя прямо в камеру.
Помимо этих пяти рекомендаций, необходимо обратить внимание на формат «Вопрос–ответ». У участников ивента, вне зависимости от их места нахождения, должна быть возможность задать появившийся вопрос ведущему и получить на него информативный ответ.
Плюсы и минусы гибридных мероприятий
Основным преимуществом подобного формата считается экономичность. Да, такие мероприятия нуждаются в довольно хорошей технической оснащенности, но траты на небольшие гибрид-собрания будут ниже, чем у офлайн-встреч с тысячной аудиторией.
Для гибридного ивента не нужно арендовать огромные помещения и платить за трансфер спикеров. Также снижаются затраты на дизайнерское оформление площадки, кейтеринг, работу персонала и так далее.
Другим плюсом гибридных мероприятий называют глобализацию. Сегодня онлайн-участие в различных конференциях/семинарах считается распространенной практикой для многих иностранных экспертов. Гибридные ивенты собирают больше гостей и спикеров из разных уголков мира и самых дальних регионов нашей страны.
Благодаря этому онлайн-аудитория таких мероприятий тоже расширяется. Пригласить на гибридную встречу можно почти каждого. Для этого нужно только одно — запустить онлайн-эфир на популярной площадке, где есть аналогичная функция.
Дополнительным преимуществом гибридных мероприятий называют экологичность. Ведь после удаленной конференции даже на тысячи человек — вряд ли можно столкнуться со свалкой мусора.
А что насчет минусов? Тут довольно сложно. Главный недостаток гибридных мероприятий это одновременно и их достоинство — виртуальное общение с удаленными пользователями.
Во время выступления онлайн-спикер с меньшей вероятностью расскажет «секретные лайфхаки», как это, например, могло бы случиться в приватной и расслабленной обстановке офлайн ивента. В этом случае речь эксперта будет передана в официальном или полуофициальном стиле.
К минусам еще можно отнести и то, что для большей части офисных сотрудников, у которых есть четкий график работы, офлайн-мероприятия — небольшие приключения и возможность отвлечься от рутины. Удаленные участники вряд ли смогут почувствовать подобное. Однако плюсов у гибридных мероприятий все же больше, поэтому неудивительно, что они пользуются большой популярностью среди различных брендов.
А вы участвовали уже в подобных ивентах? Поделитесь своим впечатлениями в комментариях. Хотите узнать еще больше про тренды ивент-индустрии? Тогда оставайтесь с нами и делитесь информацией с друзьями.