Лучшие сервисы электронного документооборота (ЭДО)
Сегодня сервисы ЭДО пользуются высоким спросом. Они не только позволяют удобно сортировать и хранить документы, но и передавать их на различные устройства без внешних носителей. Кроме того, современные системы документооборота обладают огромным количеством функций, среди которых можно встретить: размещение документов в скрытых папках; автоматическое заполнение, сортировка разными способами, передача данных и многое другое. Это облегчает, ускоряет и частично автоматизирует работу большого количества сотрудников в компаниях.
Я изучила каждый популярный сервис электронного документрооборота и выделила лучшие предложения, на которые стоит обратить внимание. Каждое предложение в рейтинге простое и удобное в использовании, безопасное и работает по разумной цене.
ТОП-10 лучших сервисов ЭДО в 2025 году
- Контур Диадок — присутствует мобильное приложение для удобства использования, а также разнообразные интеграции, делающие использование портала более комфортабельным. Отсутствуют зависания и серьезные баги в работе, стоимость располагается на весьма приемлемом уровне.
- СБИС — многофункциональный и простой в использовании сервис, который работает быстро и качественно. Присутствует мобильное приложение, а также гибкая система настроек, что позволяет настроить работу под личные предпочтения и требования.
- Астрал — одна из самых старых компаний в данном направлении, работающая с 1993 года. Предлагает порядка 50 разнообразных продуктов и предоставляет возможность отправлять документы в государственные инстанции в пару кликов.
- Такском — крупная качественно работающая платформа, позволяющая проводить большое количество разнообразных операций с документами за приемлемую плату. На портале круглосуточно работает поддержка, имеется система настроек работы сервиса, а также возможность получения дополнительных знаний посредством просмотра лекций и вебинаров.
- DocSpace — использование данного сервиса позволит не только автоматизировать выполнение различных операций с документами, но и позволит создать удобную среду для всех сотрудников компании. Быстро, просто и интуитивно понятно.
- ЭДО.Поток — простая и удобная система электронного докуметооборота, которая позволяет автоматизировать большинство процессов и осуществлять передачу документов в государственные организации онлайн.
- ЭДО СберБизнес — система от известной компании, которая отлично проработана. Она имеет широкие функциональные возможности и позволяет понизить затраты времени на работу с бумагами.
- Е1 Евфрат — простой и понятный сервис, который позволяет создавать документы в считанные минуты, передавать из по разным каналам, получать уведомления о сроках формирования бумаг и так далее.
- СЭД «ДЕЛО» — предлагает пользователям полный набор всех необходимых инструментов, которые могут потребоваться в тот или иной момент. ДЕЛО отличается безопасностью и конфиденциальностью, качеством и скоростью проведения различных операций, быстрым получением ответов от службы поддержки.
- Инфотекс Траст — достаточно дорогой сервис в сравнении с другими предложениями, предоставляющий возможность удобной и простой работы с различными документами. Высокая стоимость связана с большим количеством функций и возможностей.
Лучшие сервисы ЭДО
Работает с 2010 года и совершенствуется на регулярной основе, чтобы предоставлять своим пользователям только лучшие условия. В 2018 году сервис стал лучшим среди многочисленных вариантов ЭДО. Функционал весьма разнообразный, что позволяет выполнять все необходимые работы без дополнительных программ. Среди основных возможностей: создание и отправка документов, согласование и установка подписей, составление маршрутов согласования и пересылки документов, поиск нужных бумаг, использование международной системы электронного документооборота, ограничение доступа к программе для определенных кадров и так далее.
- Стоимость: от 1 900 руб./год
- Основные особенности: отсутствие зависаний и багов, быстрое выполнение любых задач, возможность работы с документами с низкой скоростью сети, наличие международной версии, возможность ограничения доступа к документам для определенных сотрудников и так далее.
Преимущества:
- удобное оформление сайта и интуитивно понятный интерфейс;
- большое количество интеграций, что делает систему более функциональной и комфортабельной в использовании;
- роуминг работает с различными операторами сервиса;
- пакеты услуг можно корректировать под собственные потребности – если нет необходимости работать с определенными функциями или большим количеством документов, тариф можно будет сделать дешевле;
- служба поддержки работает круглосуточно и отвечает в минимальные сроки.
Недостатки:
- настройки могут показаться не такими уж и простыми, вследствие чего может потребоваться помощи со стороны службы поддержки.
------------------------------------------
-------------------------------------------
2. СБИС
СБИС функционирует с 2015 года. На сегодня он работает более чем с 3,5 миллионами организаций и ИП, а также с физическими лицами. Среди клиентов присутствуют и известные компании, например, Сбербанк и Теле2. Функциональные возможности весьма обширные – можно передавать отчетности за несколько секунд в государственные органы, осуществлять отправку, подписание и хранение электронных документов, вводить документацию кадрового типа, работать с товарами, имеющими маркировку, и многое другое. Интересно отметить, что в сервисе можно переводить в электронный вид бумажные документы посредством их сканирования, и этот процесс требует минимального количества умений.
- Стоимость: от 5 000 руб./год
- Основные особенности: Работа с электронными и бумажными документами, возможность передачи данных в государственные структуры за несколько секунд, гибкая система настроек, круглосуточная работа поддержки, большое количество функциональных возможностей.
Преимущества:
- управление выполнено интуитивно понятным образом;
- можно работать с различными учетными системами;
- присутствует роуминг с известными операторами, например, Контур и Таксоком;
- присутствует мобильная версия для удобства просмотра и работы с документами;
- служба поддержки отвечает круглосуточно, что позволяет решить любые вопросы и проблемы в минимальные сроки.
Недостатки:
- дозвониться в поддержку оказывается не так уж и просто, линия постоянно занята;
- настройки могут показаться сложными новичкам, может потребоваться помощь со стороны специалистов поддержки.
------------------------------------------
-------------------------------------------
3. Астрал
Компания предоставляет свои услуги с 1993 года и по праву считается самой старой из тех, что функционируют по сегодняшний день. Она предоставляет порядка 50 различных предложений для бизнеса, среди которых можно будет без труда найти варианты работы с государственными органами. Преимуществом является напоминание о сроках сдачи документов, а также возможность настройки процессов передачи бумаг среди сотрудников. Документы загружаются в сервис, где их можно будет откорректировать и отправить в любой момент.
- Стоимость: от 800 руб./год.
- Основные особенности: предоставление многочисленных функций для бизнеса, работа с различными документами, напоминания о сроках сдачи, большое количество операторов, удобное управление.
Преимущества:
- возможность работы более чем с 20 операторами;
- работа с маркировками проводится просто и быстро;
- поддержка работает без перерывов и выходных;
- наличие блога с полезной информацией;
- оформление и управление выполнены интуитивно понятным образом.
Недостатки:
- настройка может показаться сложной при самостоятельном ее выполнении;
- дозвониться до поддержки непросто, потребуется много времени.
------------------------------------------
--------------------------------------------
4. Такском
Одних из самых старых сервисов, который работает еще с 2000 года и на сегодняшний день обслуживает крупные компании, например, Детский мир и Аэрофлот. Функционал весьма разнообразный, от стандартных операций с документами до возможности использования функции автоматического заполнения, работы со стандартными формами и бланками, ведения календаря бухучета, согласования документов непосредственно в программе, настройки доступа для различных сотрудников и так далее.
- Стоимость: от 1 500 руб./год
- Основные особенности: круглосуточная поддержка, большое количество операций с документами, наличие форм всех типов и видов, автоматическое заполнение, календари контроля бухучета, настройки доступа и многое другое.
Преимущества:
- сервис работает со всеми операторами ЭДО;
- тарифы разнообразны, что позволяет выбрать привлекательный вариант под собственные предпочтения;
- присутствует интеграция с разнообразными системами учета;
- управление простое и понятное;
- поддержка работает без перерывов и выходных.
Недостатки:
- настройка может потребовать большое количество времени и показаться сложной.
-----------------------------------------
------------------------------------------
5. DocSpace
Данное предложение не просто позволяет автоматизировать процесс пересылки документов, но и создать комфортабельную среду для выполнения различных задач работниками. Среди функциональных возможностей: регистрация и введение документов, работа с ними в электронном формате, сканирование бумажных образцов, формирование и корректирование маршрутов движения, поиск и хранение всех данных в удобном виде.
- Стоимость: от 1200 руб./год
- Основные особенности: простое и понятное управление, большое количество разнообразных функциональных возможностей, круглосуточная поддержка, возможность настройки и изменения маршрутов в любой момент.
Преимущества:
- простота управления и отсутствие зависаний в работе;
- разнообразие функциональных возможностей;
- возможность корректировки тарифа под собственные предпочтения;
- круглосуточная работа поддержки.
Недостатки:
- иногда ответа от поддержки приходится ждать достаточно долго.
-----------------------------------------
-----------------------------------------
6. ЭДО.Поток
Электронный документооборот Поток предлагает простое управление, быстрое выполнение различных запросов и отсутствие зависаний. Система работает качественно и безопасно, предлагает различные услуги и тарифные планы, что позволяет подобрать предложение под собственные предпочтения.
- Стоимость: от 700 руб./год
- Основные особенности: создание, редактирование и обмен документами проводится в соответствии с самостоятельно настроенным тарифом, сервис работает без багов и зависаний.
Преимущества:
- высокая скорость проведения нужных операций;
- отсутствие зависаний и багов;
- удобство управления;
- специалисты поддержки готовы помочь в решении любой проблемы;
- стоимость на порядок ниже, чем на других сервисах.
Недостатки:
- ограниченное количество функциональных возможностей.
-----------------------------------------
------------------------------------------
Система документооборота от известной крупной компании, в которой присутствует 2 тарифа: базовый и расширенный. Они подходят для компаний, ИП и физических лиц, работающих с документами и нуждающихся в их систематизации и простом заполнении. Помощь и поддержки со стороны сотрудника компании оказывается на постоянной основе.
- Стоимость: от 360 руб./мес.
- Основные особенности: при наличии одного из пакетов услуг от компании СберБизнес базовый тариф можно получить бесплатно.
Преимущества:
- интуитивно понятное управление;
- гарантированная безопасность и удобство;
- большое количество функциональных возможностей;
- получение отчетов по проделанной работе.
Недостатки:
- за базовый тариф придется платить, если другие услуги не подключены.
-----------------------------------------
------------------------------------------
8. Е1 Евфрат
Система ЭДО предоставляет возможность просто и быстро перейти с бумажных документов на электронные. В результате автоматизируется часть процессов, ускоряется обмен сведениями, минимизируется риск появления ошибок и утечки информации. Все действия проводятся в считанные секунды при минимальном участии пользователя.
- Стоимость: индивидуально
- Основные особенности: возможность самостоятельно регулировать тариф и его стоимость, простота управления и внедрения, большое количество теоретических материалов.
Преимущества:
- простое управление и минимальное количество требований к пользователю;
- быстрое внедрение системы;
- простой ввод и поиск документов;
- оперативная работа поддержки.
Недостатки:
- присутствуют небольшие зависания в период высокой загруженности.
-----------------------------------------
-----------------------------------------
9. СЭД «ДЕЛО»
Сервис предоставляет возможность контролировать и регулировать поток документооборота, что удобно и просто в использовании. В системе присутствует весьма большой набор инструментов, что позволяет выполнять разнообразные задачи. При этом система выдерживает высокие нагрузки и может использоваться в крупных компаниях. Преимуществом является и наличие мобильного приложения, которое позволяет контролировать все процессы дистанционно.
- Стоимость: от 1 400 руб./год
- Основные особенности: наличие удобного мобильного приложения, большое количество функций и возможностей, контроль выполнения задач и поручений, настройки приватности.
Преимущества:
- можно просто и удобно провести оптимизацию рабочего процесса;
- вся документация сохраняется в архиве;
- работа офисных сотрудников качественно контролируется.
Недостатки:
- нет информации о состоянии передачи документов.
----------------------------------------
----------------------------------------
10. Инфотекс Траст
Платформа работает с 2000 года и предоставляет разнообразные продукты для бизнеса и клиентов. Среди пользователей не только известные компании, но и государственные структуры. Помимо стандартных возможностей, таких как обмен документами и заполнение форм, подписание и отправка, присутствуют интересные дополнения: работа с маркировками через «Честный знак», передача думал в государственные органы, контроль статусов передачи документов, работа с кадрами и загрузка бумажных бумаг в электронном виде.
- Стоимость: от 2 700 руб./год
- Основные особенности: удобное и простое управление, контроль статуса передачи документов, работа с государственными органами, получение уведомлений об операциях на почту, работа через «Честный знак».
Преимущества:
- отправка первых 100 документов проводится полностью бесплатно;
- есть блог в котором присутствуют полезные статьи;
- тарифный план можно регулировать под собственные предпочтения;
- управление и оформление выполнены интуитивно понятным образом;
- сервис можно без проблем интегрироваться с различными системами;
- потоки документов качественно разграничиваются.
Недостатки:
- поддержка не всегда помогает решить проблему в минимальные сроки;
- могут поступать рекламные звонки после регистрирования в системе.
----------------------------------------
------------------------------------------
Что такое электронный документооборот и для чего нужен?
Электронный документооборот представляет собой процесс составления и передачи документов в электронном формате на другие устройства при использовании каналов с особым уровнем защиты. В результате нет необходимости использовать внешние носители и самостоятельно осуществлять заполнение документов в бумажном виде.
Главная задача ЭДО – повысить скорость и удобство работы с различными документами. Основными функциями являются работа с документами и передача их в различные государственные органы. Так, в сервисе можно проводить редактирование, заполнение, форматирование, регистрирование, визирование и многие другие функции, не поднимаясь с рабочего места.
Как выбрать сервис ЭДО?
В процессе выбора системы электронного документооборота, стоит обращать внимание на большое количество различных критериев, основными из которых являются:
- функционал – он должен включать как минимум все основные функции, то есть передачу информации, хранение, сортировку и так далее. По возможности стоит отдавать предпочтение сервисам с расширенным функционалом, которые будут самостоятельно напоминать о необходимости заполнения документов или даже проводить этот процесс автоматически на основании указанных данных;
- стоимость – в некоторых случаях она оказывается неоправданно завышенной. На показатели стоимости обязательно стоит обратить внимание до момента начала использования сервиса;
- работа поддержки – специалисты должны отвечать на все имеющиеся вопросы и помогать в решении возникающих проблем в минимальные сроки. Лучше выбирать порталы, на которых поддержка работает каждый день;
- наличие гарантий – они должна затрагивать факт того, что в процессе использования сервиса документы никуда не денутся, не будут меняться их форматы, происходить удаление части информации и так далее.
Чем больше моментов будет учтено в процессе выбора сервиса, тем ниже вероятность попасть на портал, который окажется неудобным и слишком дорогим. Если остаются вопросы относительно работы того или иного предложения – стоит уточнить их в поддержке до момента приобретения того или иного тарифа.
Заключение
Надеюсь, что подобранные нами сервисы ЭДО оказались полезными, и среди них вы смогли найти вариант, соответствующий вашим требованиям и предпочтениям. Электронный документооборот – это быстро, удобно и комфортно, именно поэтому все больше и больше компаний переходят к его использованию.
Если в процессе изучения рейтинга вы нашли неактуальную информацию, или если вы хотите поделиться своим мнением о работе того или иного сервиса – обязательно оставьте комментарий.