IGD Con & Inno GGJ 2020: дневник организаторов
324 участника, 13 спикеров, 2 месяца подготовки и одна ночь в офисе под столом.
Привет. Меня зовут Артур. Я один из организаторов конференции IGD Con 2020.
В этом посте вы узнаете, как прошла первая геймдев конференция в Иннополисе. Также я расскажу, как мы подготовили конференцию. Это статья в формате краткого плана, не полного гайда.
Как это было
IGD Con 2020 — это геймдев конференция в Иннополисе. Она ориентирована в первую очередь на инди-разработчиков.
Мероприятие проходило 3 дня: 1 день конференции и 2 дня хакатона.
Спикеры из Манжет ГД, DevGAMM, Azur Games, Xsolla и других компаний выступили на конференции. Всего их было 13.
Вы можете посмотреть записи докладов на нашем YouTube канале.
Конференцию посетили 324 участника.
Команды-победители хакатона в номинациях «Best in Game Design» и «Best Mobile» получили билеты на конференции DevGAMM Moscow 2020 и White Nights.
Это был наш первый опыт в проведении подобных мероприятий.
Не без ошибок.
Но мы рады, что люди уезжали от нас с улыбками. Улыбки людей дорогого стоят.
Кто мы
Мы Indie GameDev Club. Мы начинали как университетский клуб по разработке игр. Сейчас IGD — стартап особой экономической зоны Иннополиса.
Мы любим разрабатывать игры и развиваемся в этом направлении профессионально. IGD по прежнему остается студенческим клубом.
Для чего мы провели конференцию
Наша миссия — развитие геймдев сообщества.
Для кого-то это возможность познакомится с геймдевом с нуля. Для разработчиков это способ поиска единомышленников, обмена опытом и шанс поговорить с экспертами.
Этапы организации конференции
Организацию можно разбить на 3 этапа:
- Планирование
- Подготовка
- День Х
Планирование
На этом этапе мы определились с концепцией ивента. Так выглядел наш список задач на этап:
- Формирование команды организаторов. Нас было 8 человек.
- Поиск площадки для конференции. В нашем случае — университет.
- Создание лендинга. Мы использовали конструктор Tilda.
- Расчет финансов и поиск спонсоров.
- Поиск спикеров. С некоторыми спикерами мы познакомились на DevGAMM Minsk 2019. Это пример, как работает нетворкинг. Также не бойтесь предложить спикерам выступить на вашей конференции, даже если вы не знакомы лично. Им это может быть интересно.
- PR в пабликах. Помимо платной рекламы некоторые группы публикуют тематические посты бесплатно. Группы могут стать вашим информационным партнёром. Попробуйте написать авторам YouTube каналов по вашей тематике.
- Планирование вечеринки. Поиск помещения, поиск музыкальной группы и диджея, договор с кейтерингом. В этом пункте важно понять, для кого вы делаете вечеринку и сколько гостей будет. Если только для экспертов, то, возможно, подойдет маленькая вечеринка в баре.
- Написание гайдлайнов для участников, художников, волонтеров. Это документы, содержащие требования и советы.
- Создание маскота.
Подготовка
В это время мы активно готовили конференцию.
- Создание макетов печатной продукции и отправка их на печать. Уточните требования по макетам у типографии. Чем детальнее описано тех.задание, тем лучше.
- Закупка и поиск ресурсов. (удлинителей, кофе-брейков, призов и т.д)
- Поиск волонтёров. Чтобы их привлечь, мы предоставляли волонтерам футболки, питание. И — самое ценное — опыт.
- Завершение поиска спикеров, составление расписания. Когда на конференцию согласились приехать 2-3 спикера и мы рассказали об этом на сайте, нам стало проще искать других спикеров и привлекать участников.
- Продолжение PR компании.
- Продажа билетов. Дедлайн на определённые типы билетов был за 20 дней до начала конференции. В день дедлайна произошёл пик продаж. График экспоненциально взлетел. Дедлайн был продлен, ситуация повторилась второй раз. Второй раз, конечно продаж было меньше.
- Ведение Telegram канала. За 2 недели до конференции мы начали выкладывать анонсы спикеров и другие посты в Telegram канал конференции.
- Встреча с волонтерами. Ее провела наш куратор волонтеров Лилия за 2 дня до конференции. Мы познакомились с волонтёрами поближе и еще раз обсудили организационные моменты.
День X
Здесь важно помнить, что как бы вы все не планировали, очень часто что-то может пойти не по плану. Сложно такие вещи предсказать. (а иногда и невозможно)
Но хорошая подготовка ивента должна избавить вас от обилия проблем.
Подробное описание дня ивента — тема для отдельной статьи.
Как делать не надо
Здесь члены команды сами написали свои мысли на этот счёт.
- Подумайте: иногда вечеринка на 20 человек в баре гораздо нужнее крупной вечеринки на 100 человек в конференц-зале с группой, диджеем и кейтерингом.
- Мы заказали 500 штучных упаковок сливок на 400+ человек. Это слишком много. Люди так много сливок не пьют. (И слава Богу)
- Если вы проводите хакатон, то нужен строгий регламент отправки проектов. Иначе вы получите txt файл с ссылкой на zip архив с ссылкой на Youtube, а в описании будет ссылка на билд.
- Плохой регламент всегда лучше импровизации.
Софт и Сервисы
Мы использовали следующие сервисы для подготовки ивента:
- Timepad — продажа билетов
- Trello — планирование и контроль задач
- Keynote — дизайн конференции
- Affinity Designer — дизайн печатной продукции
- Tilda — создание лендинга
- Google Docs — работа с документами, создание таблиц и форм
- Telegram — чат команды организаторов и чат конференции
Конец?
Конечно же, нет.
В этом году мы будем организовывать и другие мероприятия. О них мы вам тоже расскажем.
Чем больше подобных конференций, тем сильнее будет наш геймдев. Отличная работа, и отдельное спасибо за некоторые интересные темы докладов
кому нужны ваши конференции назови пользу от нее? давай три вещи чем она полезна и для кого?
Круто получилось. Надеюсь, в следующем году будет еще лучше :)
Для чего мы провели конференцию
Наша миссия — продажа пустующих площадей!
Как же противно от этого лицемерия, если самое ценное это опыт, то почему вы его не забрали себе, а волонтёрам не отдали прибыль от продажи билетов?
Любой организатор получает опыт. И в том числе мы. Здесь противоречия не вижу.
Волонтёрство подразумевает отсутствие зарплаты. Волонтёрам мы предоставляли футболки конференции, питание, начисление часов волонтёрской программы города и пропуск на вечеринку.
Во 1ых, такой фразы не звучало в посте. Во 2ых, организаторы сами не имеют ЗП, так, к слову.
Проводим для народа, чтобы развивать геймдев, а не нажиться. Если бы нужны были деньги - сделали бы что-нибудь, что принесло бы их. Если тебя на мероприятии не было, то о чем тогда говорить?