Как заонбордить новых сотрудников с помощью базы знаний

Перестать отвечать на одинаковые вопросы, сразу выдать новичку все пароли и пропитать его духом коллектива — всё это способна решить база знаний с разделом для онбординга. WEEEK подготовил инструкцию по созданию базы знаний для адаптации новичков.

Онбординг — адаптация нового сотрудника в компании. Проще говоря, подготовка новичка к работе и попытка органично встроить его в коллектив. Онбординг нужен, чтобы помочь человеку освоить рабочие воды и влиться в команду, понять цели и политику компании.

Это не просто формальность — говорят, качество онбординга спустя пару месяцев сказывается на желание человека уйти или остаться. То есть влияет на текучку кадров.

Дать быстрый старт

Новички вливаются в рабочие ритмы, знают, где лежат пароли и доступы, как принято ставить и принимать задачи, в какие часы можно ходить в бухгалтерию к тёте Глаше и почему не стоит греть рыбу в общей микроволновке. Меньше стресса, больше энтузиазма.

Повысить лояльность

Чем лучше первое впечатление, тем больше шансов, что сотрудник надолго останется с компанией. Согласись, приятно, когда тебя с теплом принимают на новом месте, всё показывают и отвечают даже на нелепые вопросы. Хотя, конечно, если остальные аспекты в компании хромают, то даже самый добрейший онбординг не поможет.

Направить энергию и мотивацию

Как правило, новички заряжены и готовы работать, но могут не понимать, куда им направить свои страсти и рвение. Онбординг — такой пульт управления для направления энергии в нужное русло. Если сказать, какие цели и задачи в приоритете, конечно.

Так вот, по всем трём пунктам и помогает база знаний.

База знаний компании — хранилище всех документов. У большой корпорации это целый архив, где нужно вводить рубрикатор и поиск. Небольшой компании достаточно базы, где собрано десятка два-три документов и всё — так, например, будет у стартапа, где работает человек 15.

Для онбординга в общей базе создают раздел, куда помещают инструкции, регламенты, правила поведения в офисе, файлы с паролями и доступами, личные странички коллег, контакты сотрудников.

Раздел с онбордингом помогает:

Быстро обучить сотрудника

Дать доступ к стратегиям, миссиям, регламентам и прочему. Самый подробный и яркий устный рассказ не поможет: в конце концов, мы все люди, и запомнить детали с первого раза сложно. А ещё существует стиль общения и ценности компании, которые ой как важны, но поток информации будет просто огромным. На помощь приходит своеобразный гида для новичка — упрощает адаптацию, облегчает задачу HR.

Сделать FAQ

А когда у вас тут зарплата? А где сидят айтишники и у кого брать компьютер? А как работает наш ДМС? Такие вопросы из раза в раз могут доставать «бывалых» и вызывать неловкость у нового сотрудника. База знаний ответит на все вопросы без отвлечения других работников и без риска навредить интроверту.

Познакомить с офисом и правилами работы

В базе знаний можно хранить карту офиса или хотя бы кратко описать, что и где находится. Туалет, кухня, место для чилла, переговорки, бухгалтерия, аптечка. Там же должны быть правила поведения в офисе: не греть пахучую еду на общей кухне, подписывать еду в холодильнике (и не есть чужую) и другие обычаи офиса.

💡 Если имеем дело с удалёнкой, то можно прописать правила для начала и конца рабочего дня, отчёта о рабочем дне, как проходят корпоративы на удалёнке и другое.

Познакомить с коллегами

Или с частью коллектива. Для этого надо завести в базе знаний раздел со страничками сотрудников, а там прикрепить фотографию, написать должность, обязанности, кабинет в офисе, часы работы и прочее.

Можно открыть сотрудникам простор для творчества — чтобы они сами писали про себя, про свои хобби. Может, так твой новичок найдёт друзей по интересам в вязании или попадёт в корпоративный волейбол-клуб.

Отдать инструкции и доступы

Админка сайта, корпоративная почта и таск-менеджер давно привычны и понятны «старичкам», а для новенького это тёмный лес. Без посторонней помощи он может начать буксовать и чувствовать себя глупо от того, что не смог разобраться. Коллеги могут и сами не помнить, как настраивать это с нуля. А вот готовые инструкции how-to избавят всех от ненужных мук.

Корпорации, как правило, имеют собственные закрытые программы для создания и хранения архивов. А компании поменьше выбирают себе SaaS-сервисы.

Круче всего работает, когда у сервиса есть такие функции:

Расскажи в комментариях, встречал ли тебя кто-то с хлебом-солью на новой работе или всё приходилось осваивать самостоятельно 👇🏻