Почта не подходит для коммуникации
Странно что люди используют почту как инструмент для коммуникации, потому что это неэффективный и небезопасный вариант.
Удобная коммуникация - это обсуждение конкретного вопроса в формате чата. В чате все сообщения находятся в одном месте, но другое дело почта.
Сообщения в почте - это отдельные сущности, между которыми сложно поддерживать контекст. Вы указываете адрес пользователя, пишите текст и жмете отправить, далее вам нужно мониторить почту на наличие письма-ответа от того же пользователя и повторять весь процесс до тех пор, пока обсуждение не будет завершено. В почте не получится создать несколько отдельных обсуждений для разных вопросов, вся коммуникация происходит в одном потоке.
После отправки письма, его невозможно будет удалить, то есть менеджмент вашего цифрового следа здесь просто отсутствует. Вы могли написать ерунду годами ранее, которая может стать проблемой в будущем, но не имеете к этому доступа.
Почта - это хороший инструмент для получения уведомлений, хороший инструмент для примитивных коммуникаций с нейтральным текстом и без длинных цепочек. Для более серьезных вещей лучше использовать сервисы с поддержкой нескольких чатов и возможностью управлять вашими данными.