Правила Расти по организации собрания

Перевод пособия по проведению собраний Rusty's Rules of Order

Я обещал админам ДТФ, что не буду особенно распространяться о политоте, чтобы снова не загреметь в шадоубан, так что сдерживаюсь, как могу.

Как всем известно, мы живем в демократическом обществе в котором наше богоспасаемое начальство является полностью подотчетным народу; честным, справедливым, избираемым и сменяемым.

Многие могут сказать, что переводить правила правильной организации встреч при таких раскладах - пустая трата времени, и я во многом буду с ними согласен.

Однако данный памфлет - небольшой исторический ликбез будущим поколениям о том, как нам приходилось работать до того, как наше начальство нашло-таки способ общения с Глубинным Народом и прочими Йог-Сототами.

Ну а если серьезно: недавно у нас с соседями было совещание по поводу нелегальной установки шлагбаума в нашем дворе + обсуждение текущих дел в доме.

Старшее поколение тут же возбудилось до предела и начало обвинять друг друга во всех смертных грехах, а в конце одному из соседей даже проткнули колесо.

В общем, старшее поколение занимается косплеем братков из 90-х, а молодое банально мычит.

Так дело не пойдет. Так мы демосом не станем.

Этот текст основан по Портлендском буклете "Как правильно провести собрание" и "Правила проведения собрания от Расти".

В этом издании содержание двух документов объединено в одно целое с изменениями, отражающими местную практику. Ни один из данных документов не был датирован или атрибутирован. Кроме того, иллюстрация была взята из отдельной версии Правил Расти, также напечатанной Портлендским издательством GMB, которая была предоставлена Амандой Гросс из Чикагского департамента образования IWW («Индустриальные рабочие мира» («ИРМ») (англ. Industrial Workers of the World, I.W.W., также известны как Wobblies)). Редакция была подготовлена x372962 зимой 2012-го года. Это издание напечатано летом 2013-го года.

Правильная процедура проведения собрания - это, пожалуй, самый базовый инструмент в арсенале организатора и основа для любой формы коллективных действий. Хорошее собрание помогает группе людей — небольшой или большой — достичь большего, чем они
могли бы по отдельности. Без демократического и эффективного способа принятия решений люди могут лишь изводить себя и укреплять идею о том, что борьба с начальством и властями невозможна и что рабочее движение - это не более чем одно бесполезное собрание за другим.

Цель собрания - принятие решений. Принятие решений состоит из нескольких частей. Используемые методы должны учитывать каждую часть.

Во-первых, есть яркая идея. Она возникает в результате обсуждения или из чьей-то головы. Нам нужно поощрять формирование ярких идей, потому что они нам нужны. Убедитесь, что в вашей организации есть место для неструктурированных обсуждений и мозговых штурмов вне официальных собраний.
Яркие идеи, когда они только зарождаются, уязвимы, поэтому не будьте к ним слишком строги.
Время оспаривать, критиковать, вносить поправки, возражать, указывать на неосуществимость — все это придет позже. Если вы будете набрасываться на только что появившиеся идеи, ваши
цыплята перестанут их откладывать.

Далее идет обсуждение, обдумывание, уточнение. У вас есть
классная идея, но сработает ли она? Как бы мы могли воплотить ее в жизнь? Обсудите между друзьями, вне деловой встречи, до того, как идея будет официально предложена. Хорошо продумайте идею и сумейте ее четко сформулировать, прежде чем выносить ее
на обсуждение.

Затем наша небольшая идея, несколько доработанная, предлагается на собрании, обсуждается, корректируется и, возможно, принимается группой. Мы уже на полпути к результату.

Следующий этап - реализация. Кто будет этим заниматься? Как? Сколько денег, оборудования и поддержки необходимо? К какому сроку? Возможно, это вопрос комитета. Группа поручает комитету сделать то-то и то-то к этому времени с такими-то оговорками и отчитаться о результатах к такому-то сроку. Или кто-то добровольно вызвался это сделать. Или создается специальный комитет, если он не вписывается в состав постоянного комитета.

На очереди подотчетность. Комитет или отдельное лицо согласились
сделать дело к определенному сроку. Большая группа должна узнать, что произошло. Выполнена ли работа? Если нет, то почему и когда это будет сделано? Это самая простая вещь, о которой можно забыть, но если мы не будем обращать на это внимания, то организация превратится в ничто иное, как в базар, который ничего не сможет сделать. Мы облажались.

Анализ и извлечение выводов или уроков - это последняя часть. Достиг ли проект того, чего мы хотели? Почему или почему нет? Что нам следует сделать по-другому в следующий раз? Или, может быть, это сработало действительно хорошо, так что давайте не забывать повторять эти полезные процедуры. Так мы учимся и продвигаемся вперед.

Не забудьте оставить письменный отчет о проделанной работе, обзор
и выводы, чтобы мы ничего не забыли, а также ради следующей волны коллег по работе, которым лучше учиться на наших успехах и ошибках, чем изобретать велосипед заново. Также полезно поделиться этим опытом с остальными членами профсоюза, чтобы мы могли учиться и продвигаться вперед вместе.

Есть несколько общих черт, присущих всем хорошим собраниям. Во-первых, они короткие. Примерно через два часа люди впадают
в ступор и перестают запоминать информацию. Это легко заметить, если понаблюдать за этим: у людей появляется стеклянный взгляд, они становятся беспокойными, раздражительными, раздражительной на язык. Время для перерыва.

Долгие, утомительные собрания приводят к уменьшению числа участников и снижению их вовлеченности. Последнее является основой жизнедеятельности нашей организации, поэтому его развитие должно быть нашим приоритетом. Измените структуру совещаний, ужесточите процедуры, назначьте председателя, запланируйте более частые заседания, используйте больше комитетов - делайте все, что вам нужно, но не проводите длительных совещаний. Вы потеряете своих лучших сотрудников, предоставив принятие решений и их реализацию горстке тупиц, которые могут скучать и тратить свое время впустую.

Хорошие собрания проходят в достаточно цивилизованной обстановке. Они интересны. Большинство присутствующих принимают в них активное участие. На них выполняется много работы. Они эффективны и быстро продвигаются вперед. Они хорошо организованы. Они не отвлекаются на второстепенные темы, сплетни или несущественные новости.

Основные инструменты хорошего собрания включают в себя повестку дня, председателя, часто со-председателя, секретаря-регистратора и, самое главное, рядовых сотрудников, которые знают, как принять участие в хорошем собрании. Это настоящий ключ к разгадке. Если рядовые сотрудники пассивны и подобны овцам, то вам просто не повезло, и лучше просто пойти домой. Если участников собрания не интересуют вопросы, стоящие на повестке дня, все, что вы можете сделать, это выяснить, что их волнует, и сделать это вместо них. Это относится к разделу "Повестка дня".

Если участники собрания просто не знают, как провести собрание, но готовы к этому, все в порядке. Сильный руководитель может на какое-то время взять руководство на себя и организовать часть собрания, которая научит, как проводить собрания. Это должно быть приоритетной задачей.

Группа должна согласовать процесс принятия решений. Очевидными вариантами являются консенсус и правило большинства. Правило большинства имеет плохую репутацию среди некоторых людей, но оно выполняет свою работу. Если все сделано правильно , вы почти всегда достигнете консенсуса, но у вас есть действительно функциональная система, с которой можно работать, когда консенсус не может быть достигнут.

Консенсус обычно означает долгие совещания с большим количеством разговоров, которые могут отклоняться от темы. По моему опыту, на практике, при правлении большинства, вы можете добиться гораздо более справедливого, демократичного и равноправного процесса и проделать гораздо больше работы. Консенсус в большей степени применим к собранию членов палаты представителей, к небольшой сплоченной группе, которая живет вместе. В такой разнообразной группе, как местная организация IWW, которой на самом деле предстоит проделать большую работу, лучше всего использовать правило большинства. Консенсус также гораздо легче саботировать. Я не раз видел, как это делается.

Вы должны назначить время, место и периодичность ваших встреч.
Созовите первую из них и внесите это в повестку дня в первую очередь. Нельзя терять ни минуты. Делайте все, что в ваших силах, и помните, что это всегда можно изменить.

Найдите тихое, уединенное место, желательно, чтобы оно не принадлежало кому-либо из участников. Это может привести к проблемам с электричеством, поэтому избегайте их, если сможете.

1. Призыв к порядку
2. Выберите секретаря для записи
3. Перечитайте предыдущий протокол
4. Рассмотрите и утвердите повестку дня
5. Краткие объявления и предварительные беседы
6. Отчеты
7. Старые дела
8. Новые дела
9. Благополучие команды и критика собрания

Когда приходит время начинать, председатель призывает собрание к порядку. Это следует делать именно в тот момент, на который было запланировано собрание, чтобы не тратить драгоценное время участников. Поощряйте расторопных, не тратьте их время впустую, а опоздавших не трогайте (они могут ознакомиться с протоколом).

Проверьте членские карточки в начале собрания. Это важно, потому что решения должны приниматься большинством голосов добросовестных членов. Согласно Конституции, вы считаетесь добросовестным работником, если вы платили взносы в течение последних 3 месяцев. Не-члены могут занимать места по решению группы, но не могут голосовать или вносить предложения.

Этот человек ведет протокол. Протокол должен быть четким, разборчивым и кратким. В нем должны быть указаны сделанные заявления и то, были ли они выполнены , как они должны быть выполнены, когда и кем. В этом суть дела. Также укажите время и место проведения собрания, кто председательствовал и
вел запись, кто присутствовал на нем. Вы можете опустить обсуждение обычных вопросов. Постарайтесь изложить суть дела четко и кратко. Подробнее о ведении протокола читайте ниже.

Он должен быть прочитан полностью, одобрен или дополнен. Таким образом, всем будет ясно, что было решено и кто сказал, что и когда они будут делать. Это станет отправной точкой для текущей встречи. Это поможет вам оставаться честным. В нем фиксируется
жизнь коллектива. Это необходимо для составления следующей повестки дня. Не сокращайте протокол.

Убедитесь, что люди знают, что у них есть право голоса в этом вопросе. Это гораздо важнее, чем думает обычный новичок.

Ключевое слово здесь - краткие. Эти пункты не требуют обсуждения. Если они создают вопросы для обсуждения нового дела, внесите их в повестку дня и двигайтесь дальше. Вы можете легко запутаться в этом вопросе, поэтому следите за этим. Они должны быть актуальны для группы. Если они длинные, подготовьте их в письменном виде, чтобы заинтересованные стороны могли ознакомиться с ними позже, или попросите людей, которым нужны подробности, поговорить с ними позже. Продолжайте в том же духе.

Отчеты также не требуют обсуждения, за исключением возможных разъяснений.

Если они затрагивают вопросы, требующие обсуждения и принятия мер, они направляются в новое подразделение или в соответствующий комитет. Отчеты должны быть краткими и могут быть представлены в письменной форме, если они объемные.

"У меня здесь отчет от комитета по изготовлению сувенирной продукции, касающийся текущих инноваций и растущей стоимости сувенирных изделий. Он длинный, поэтому я дам вам почитать его после собрания, если вам интересно."

К отчетам относятся отчеты должностных лиц, постоянных или специальных комитетов, делегатов, участников мероприятий.

Также отчитайтесь о выполнении ранее принятых решений
группы.

“На прошлой встрече мы решили отравить ручей, чтобы убить соседскую собаку. Билл и Нэнси отвечали за выполнение этого задания. Можем ли мы заслушать отчет?”

Что-то в этом роде.

Теперь мы переходим к основной теме встречи, к делу. Нам следовало бы изложить все до этого момента довольно быстро (но не настолько быстро, чтобы пренебречь этим), потому что сейчас, по необходимости, работа идет немного медленнее.

Бизнес/дело - это все, что требует принятия решения и/или реализации группой.

Старые дела когда-то были новыми, но мы с ними еще не закончили. Возможно, это отложили на потом, пока не получим больше информации. Возможно, на прошлой встрече мы были слишком слабы, чтобы разобраться с этим, но мы не хотели просто забыть об этом.

Возможно, это было слишком сложно, чтобы справиться со всем сразу. Какие бы дела не были успешно завершены на прошлой встрече, теперь это старые дела, если только все, что нам нужно - это отчет о выполнении.

Новый бизнес-проект лучше всего представить в виде предложения (подробнее об этом смотрите ниже), хотя иногда вам может потребоваться несколько пояснений, чтобы было
понятно, почему вы вносите это предложение на рассмотрение. Автор идеи должен был потратить время на то, чтобы хорошенько все обдумать, возможно, обсудить это с друзьями, и должен был иметь довольно четкое представление о том, что должно произойти, что
сэкономило бы нам всем массу времени.

Это последний пункт. Это более общее обсуждение вопросов, имеющих отношение к благу и благополучию группы и ее членов. Оно менее структурировано и, если хотите, более деликатно. Это включает в себя критику собрания и председателя, кому-то нужно жилье или запчасти для машины, кому-то нужна помощь или лишние кабачки, у кого-то есть общее представление о том, как идут дела у группы, в каком направлении она движется. Материал, который имеет значение,
но на самом деле не вписывается в режим разработки и реализации предложений. Это часть сообщества, которая заслуживает времени и внимания.

Независимо от того, насколько успешно проходят ваши собрания, вы редко услышите, чтобы кто-то высказывался против предложения о перерыве.

Часто вам понадобится перерыв, чтобы провести двухчасовую встречу с группой людей с ясной головой. Обычно у нас проходит пять-десять минут между старыми и новыми делами. Лучше всего, если люди будут двигаться, выходить на улицу, шуметь.

Если у вас слишком много дел и вы видите, что теряете внимание команды, посмотрите, есть ли какие-то вопросы, которые можно отложить. Вы должны попросить человека, которому принадлежит это предложение, или группу отложить что-нибудь на потом. Председатель не может отложить что-либо без разрешения, но он может предложить это.

Предложение (proposal) может быть внесено любым членом в любое время, если оно было одобрено председателем. То есть в любое время, когда в зале еще нет предложения. Если в ходе обсуждения поступило предложение, оно должно быть рассмотрено до того, как может быть внесено другое предложение. Исключениями являются предложения, выносимые на обсуждение, или предложения о внесении поправок.

Как только предложение вносится на обсуждение, все, что не относится непосредственно к этому предложению, откладывается до лучших времен. Вы можете вернуться к этому позже.

Предложение

“Я предлагаю, чтобы мы сняли штаны и спели "Выборы-Выборы" на улице Дзержинского, в эту среду в полдень, и что должен быть создан комитет, который поможет реализовать это решение”. Ну вот, теперь начнем! Это хороший и понятный способ рассказать о новом деле.

Дополнение

Ведущий спрашивает: “Есть минутка?” Если никто не будет отвечать на вопросы, то на этом все. Это не такая уж хорошая идея, и мы можем продолжать работу. Если еще один участник хочет, чтобы это предложение было принято, он поддерживает его. Если предложение поддержано, председатель повторяет его слова, чтобы установить точную формулировку. Автор предложения либо соглашается с формулировкой, либо исправляет ее. Секретарь записывает предложение и зачитывает его обратно. Когда оно будет зачитано в точной редакции из протокола, председатель объявляет о начале обсуждения.

Дискуссия

Если это предварительное обсуждение, то в нем нет необходимости. На самом деле нам не обязательно выслушивать трех человек, объясняющих, почему они считают это хорошей идеей, если никто не возражает. Председатель должен руководить обсуждением, имея это в виду.

Спросите, не хочет ли кто-нибудь высказаться против этого предложения? Спросите, есть ли у кого-нибудь неясности по этому поводу или сомнения по этому поводу? Привлеките их внимание, чтобы убедиться, что это обсуждается должным образом, но настаивайте на этом, чтобы избежать пустой траты времени. Продолжайте обсуждение в рамках темы. Председательствующий должен тактично прервать, если кто-то отклоняется от темы. Участники также должны делать это как необходимый. Это немного сложно, но очень доступно для изучения.

Участники могут не повторять то, что уже было высказано.

Поправки

В ходе обсуждения член комиссии может внести конструктивную поправку. Она должна быть изложена в точной формулировке. Председатель спрашивает автора, согласен ли он с этой поправкой. Если нет, обсуждение продолжается по первоначальному предложению. Если составитель принимает поправку, председатель повторяет ее, согласовывает, заносит в протокол и зачитывает заново. Затем продолжается обсуждение предложения с внесенными в него поправками, которое становится предложением, выносимым на обсуждение.

Если автор не принимает поправку, она считается недружественной, и первоначальное предложение должно быть поставлено на голосование перед следующим. В противном случае возникает ситуация, когда некоторые люди высказываются за первоначальное предложение, некоторые - за поправку, а некоторые, возможно, за вторую или третью возможную поправку. В результате все запутывается и теряется смысл встречи.

Задайте вопрос

Когда, по-видимому, вопрос прояснен и должным образом обсужден,
председатель или любой член комитета может задать его, поставив на голосование. Постановка вопроса является процедурным шагом. Голосование проводится, подсчитывается и заносится в протокол.

Сделай это

Когда предложение будет одобрено, убедитесь, что оно реализовано. Если это работа одного или двух человек, привлеките добровольцев. Если это работа комитета, передайте ее в соответствующий комитет или создайте его. Убедитесь, что мы знаем, кто и когда собирается
это сделать, и когда мы заслушаем отчет об этом. Убедитесь, что запись ведется в протоколе. Переходите к следующему этапу работы.

Вопросы процедуры и процедурные предложения касаются хода
заседания. Они актуальны в любое время и должны быть рассмотрены немедленно, до начала заседания.

Процедурные ходатайства

Группа должна поддержать процедурное предложение и проголосовать за него.
Это должно быть сделано быстро, чтобы не отвлекать от основных
текущих дел.

Вопросы процедуры, порядка и привилегий

Ведущий поднимает руку и объявляет "Процедурный вопрос" (или
"Выступление по порядку ведения заседания"). Председательствующий должен немедленно признать участника.
Председатель может вынести решение по процедурному вопросу. Решение председателя может быть оспорено одним из членов комитета и поставлено на голосование.

Личные соображения: слишком жарко, слишком душно, не слышно выступающего и т.д.

Суть процедуры (или приказа): Это предложение о том, как лучше вести дела. Оно должно быть либо для разъяснения рассматриваемого ходатайства, либо для разъяснения процесса. Используйте его, чтобы указать, что докладчик не обращается к текущему делу, что председатель упустил из виду какую-то часть процесса, что люди не слышат, что происходит, что-то, что напрямую связано с процессом, а не с содержанием собрания. Решение принимается председателем. Постановление может быть оспорено, и по этому поводу может быть подано ходатайство. Пожалуйста, не увлекайтесь этим слишком сильно.

“Голосуем по вопросу” - это нормальная форма ведения заседания. Это означает, что эта дискуссия затянулась, тема уже пройдена, что люди повторяются, так что давайте проголосуем за это сейчас.

Председатель избирается группой и уполномочен выполнять
волю группы в том, что касается процедуры собрания. Председатель выступает от имени группы с полномочиями группы.
Председательствующий должен следить за ходом совещания, чтобы убедиться в соблюдении следующих критериев:

Протокол должен составляться секретарем-регистратором, который избирается в начале каждого заседания. Протокол должен быть четким и разборчивым, в соответствии со стандартным форматом. Доступ к протоколам должен быть открыт только для всех членов, пользующихся хорошей репутацией, и они должны присутствовать на каждом заседании.
Председатель должен иметь доступ к протоколам предыдущего собрания, чтобы составить предлагаемую повестку дня. Это формат протокола:

Обучение людей тому, как проводить собрание, состоит из двух частей.

Первая заключается в том, чтобы в конце каждого собрания выделить часть, посвященную краткому обсуждению самого собрания. Люди могут говорить о том, что они чувствовали и чего хотели, а чего не произошло, о том, что это было слишком долго и скучно, и критиковать председателя и друг друга. Это щекотливо, но некоторая форма критики необходима для коллективных действий, если только вы не хотите, чтобы у вас был начальник, который все делает за вас. Сохраняйте беспристрастность, будьте нежны, понимайте друг друга как можно лучше, и это может принести группе действительно пользу. Пытаться подумайте, как можно было бы провести собрание или какую-то его часть лучше.

Вторая часть обучения участников собранию - это чередование председательствующих. Вы делаете это по очевидной причине — вам нужно иметь в группе более одного хорошего председателя, а также с целью научить членов группы тому, как вести себя на собрании, как это на самом деле работает, как руководить. Все, что вам нужно, - это целая комната, полная хороших стульев, где все будут просто выбивать из колеи себя и друг друга, и все будут следить за процессом и общей картиной, а также принимать участие в качестве участников. Тогда вы по-настоящему раскрутите компанию.

Это настоящее удовольствие - руководить людьми, которые знают, как это делается. Если у вас есть опытный руководитель, попросите его/ее провести несколько совещаний, чтобы показать, как это делается. Затем начните назначать по одному смелому человеку на ответственное место с опытным председателем в качестве сопредседателя, который будет вмешиваться по мере необходимости и направлять стажера. Оставляйте одного и того же стажера на этом посту в течение нескольких встреч подряд, пока он/она не освоится. Продолжайте в том же духе, и в конце концов у вас будет группа, которую легко возглавить, и которая сможет пойти и сделать то же самое в другом месте. Мы все лидеры, верно?

Собрания должны способствовать достижению целей профсоюза. Общение с друзьями не является достижением. Дружеские отношения важны, но лучше всего это делать в течение часа общения перед собранием или в ближайшем пабе после собрания.

Комитеты - это хороший способ довести работу до конца и сэкономить время. Если что-то можно сделать в комитете, не тратьте на это время всего коллектива. Комитеты должны отчитываться перед более широкой группой, но вам не нужно, чтобы 20 человек решали, где можно купить скрепки по хорошей цене и кто должен их покупать.

Старый Уоббли научил нас кое-чему (наряду со всем остальным): всегда проводите свое собрание так, как если бы на нем присутствовала сотня человек, чтобы быть готовыми, когда там действительно соберется сотня человек. Полезный совет. Например, было бы неплохо попросить людей встать и выступить. Это помогает нам всем слышать и дает небольшой опыт выступления перед группой. Это значительно облегчает задачу, когда вам приходится выступать перед большой группой людей на митинге или где-то еще.

Правильная процедура проведения собраний - это то, чему мы все можем научиться. Дело не в том, что сложно, но не так уж скучно или неприятно. На самом деле, по сравнению с плохой процедурой встречи, это просто весело и захватывающе. Многие группы начинают распадаться или перестают быть демократичными, когда в них набирается больше дюжины человек, потому что они не могут перейти от маленькой группы друзей, которая функционирует в свободном семейном стиле, к способам работы в больших группах. Многие из нас практически не имеют опыта работы в функциональной и здоровой большой демократической группе, но такие вещи существуют.Повторное изучение и развитие форм и способов ведения бизнеса демократическая коллективная работа в больших группах - это то, как мы учимся управлять миром. Как говорится в одном старом комиксе про Уоббли:

Организуйтесь сейчас! Организуйтесь правильно!