Гайд на тайм менеджмент

Я занялся тайм-менеджментом примерно после окончания школы. Причиной этого стало появление проблем, которых до этого просто не было. Не нужно было ничего планировать, не было потребности систематизировать информацию, так как не было для этого задач, а также цели что-то изучать самостоятельно.

Тайм-менеджмент переводится как "управление временем", что тупо, потому что человек не управляет временем, он управляет своими действиями. Но так как данный термин закрепился, то не будем придумывать ничего нового.

При создании системы тайм-менеджмента я не изучал никаких руководств, это чистый опыт. Первая версия разумеется была корявой - так происходит почти всегда, когда человек создает что-то самостоятельно. Со временем система становилась лучше, проще и удобнее.

Если вы обычный человек, а не какой-нибудь бизнесмен, то сможете освоить тайм-менеджмент за один день, здесь все максимально просто.

Хотя я не могу утверждать, что простое решение предлагают все гайды. Если вы читаете гайд по тайм-менеджменту и он предлагает вам кучу вещей и инструментов, то скорее всего с ним что-то не так. Гайд по тайм-менеджменту должен предлагать максимально простое решение, в ином случае человек не будет его использовать.

Более сложные решения должны идти в формате дополнения и вынесены отдельно. Если человек захочет узнать больше, то он может изучить дополнения.

Гайд по тайм-менеджменту - это самодостаточная базовая версия, которая должна закрывать все потребности обычного человека максимально простым способом.

Тайм-менеджмент состоит из планирования задач, из обработки и систематизации информации. Это работа с небольшими текстовыми файлами, папками и текстом в самих файлах. Для реализации данных вещей используются специальные приложения, которые обычно называются "Заметки".

Нужно выбрать такое приложение, чтобы оно синхронизировалось со смартфоном и компьютером, то есть изменения которые вы делаете на смартфоне автоматически отражаются на компьютере и наоборот. Это важно при тайм-менеджменте - иметь возможность заниматься им откуда угодно: дома за компьютером, на кухне, в общественном месте.

В качестве инструмента я использую Keep от Google.

Заметки и их содержание будет обозначаться следующим образом:

_ _ _ «название заметки» _ _ _

«содержание»

_ _ _ _ _ _ _ _ _

Все заметки должны находится в папках, чтобы не запутаться в заметках и не потерять их.

В Keep папками являются ярлыки. Чтобы создать папку, нужно создать ярлык.

Чтобы поместить заметку в папку, перед тем, как ее создавать, нужно нажать на ярлык. Если заметка уже создана или нужно поменять ярлык, то это можно сделать нажав на саму заметку.

Чтобы ярлыки в списке ярлыков находились в определенном порядке, в начало названия ярлыков нужно добавить какие-нибудь символы.

Упорядочить:

1) Ярлык 1

2) Ярлык 2

3) Ярлык 3

Сгруппировать:

w. Ярлык 1

w. Ярлык 2

w. Ярлык 3

Заметки можно разделить на три вида:

• постоянные;

• временные;

• и архивные.

В постоянных заметках вы редактируете текст и не удаляете сами заметки. Временные заметки удаляются когда становятся не нужны. Архивные заметки содержат информацию, которая может пригодится в будущем.

Постоянные заметки нужно отделить от остальных, чтобы их было удобно использовать. Для этого такие заметки нужно закрепить, чтобы они находились в самом вверху.

Архивные заметки можно разделить на два вида:

• те, что находятся в своей папке;

• и те, что находятся в общей папке.

Разница таких заметок будет заключаться в их названии. Заметки которые находятся в своей папке могут иметь любое название, потому что их можно будет найти по названию папки. Заметки которые находятся в общей папке должны иметь в названии свою тему. Например, есть несколько архивных заметок по теме "финансы" - данное слово нужно добавить в название каждой заметки.

Задачи обычно представляют собой алгоритм - последовательность действий. Выглядит это следующим образом:

_ _ _ Заметка _ _ _

что нужно сделать

что нужно сделать

что нужно сделать

_ _ _ _ _ _ _ _ _

Задачи отделяются друг от друга одной пустой строкой.

У задачи могут быть подзадачи, то есть действия, которые нужно выполнить для выполнения самой задачи. Выглядит это следующим образом:

_ _ _ Заметка _ _ _

задача

- действие 1

- действие 2

- действие 3

_ _ _ _ _ _ _ _ _

Задачи могут быть сгруппированы по смыслу. Группы задач отделяются друг от друга двумя пустыми строками.

Чтобы отделить задачи друг от друга, между ними можно добавить строку-разделитель, которая представляет собой три символа равно:

"==="

(+) После выполнения задачи, ее можно сразу удалить, а можно поставить перед ней символ "+" и удалять задачи не по одной, а все вместе, когда они будут выполнены.

(!) Восклицательным знаком обозначаются задачи, которые нужно обязательно выполнить.

(?) Вопросительным знаком обозначаются задачи, когда вы не уверены, а нужно ли вообще их выполнять.

Пускай есть несколько выполненных задач и чтобы не добавлять символ плюс к каждой задаче, символ выносится отдельно, помещается в круглые скобки и располагается перед первой задачей.

Если есть много задач по одной теме, то для заметок удобнее создать отдельную папку.

Например, пускай есть папка "Собаководство", в которой есть заметка "как купить собаку", заметка "как содержать собаку" и заметка с данными купленной собаки.

Такая папка может содержать как задачи, так и архивные заметки.

В заметки можно добавлять не только текст, но и изображения, в некоторых случаях это удобнее.

Например, я изучаю гайды в Steam и мне нужно запомнить на каком гайде я остановился. Для этого я делаю скриншот страницы и добавляю в заметку.

Если вы занимаетесь систематизацией большого количества информации по разным направлениям, то для каждого направления стоит создать отдельный аккаунт. Не храните все заметки в одном аккаунте, иначе вы сойдете с ума.

Например, у меня есть основной аккаунт для календаря и задач связанных с реальным миром. И есть несколько аккаунтов под игры и другой контент.

Пример: купить продукты.

Пример: купить продукты в субботу.

Пример: покупать продукту каждую субботу.

Первая папка называется "Текущие задачи" и содержит задачи, которые нужно выполнить в данный момент. Текущие задачи относятся к виду задач "выполнить один раз".

В данной папке создается постоянная заметка с таким же названием, что и папка.

Для примера давайте подготовимся к поездке на отдых:

_ _ _ Текущие задачи _ _ _

сделать список вещей для поездки

упаковать вещи в чемоданы

зарядить устройства

_ _ _ _ _ _ _ _ _

Список вещей добавляется в ту же папку в виде отдельной заметки, которая после выполнения всех задач не будет удалена, а отправится в архив, потому что может пригодится в следующий раз.

Следующая папка называется "Задачи" и содержит заметки с задачами, которые нужно выполнить. Например, заметка с названием "Собрать новый компьютер", которая содержит действия для выполнения данной задачи.

В данной папке создается постоянная заметка с таким же названием, что и папка. Данная заметка используется для организации других заметок, для организации порядка, в котором нужно выполнять задачи. Также данная заметка может содержать задачи, которые нет смысла помещать в отдельные заметки, потому что задачи либо простые либо их немного.

Следующая папка называется "Отложено". В данную папку перемещаются заметки из папки "Задачи", которые вы решили отложить на будущее.

Следующая папка называется "Календарь".

В данной папке создается постоянная заметка с таким же названием, что и папка. Данная заметка содержит список задач, которые нужно выполнить один раз при условии, условием является определенная дата.

Задачи в календаре оформляются по следующему шаблону:

_ _ _ Календарь _ _ _

[«номер месяца»]

«номер дня» «что нужно сделать»

_ _ _ _ _ _ _ _ _

Пример:

_ _ _ Календарь _ _ _

[01]

! 01 учет финансов

01 уборка

11 уборка

21 уборка

_ _ _ _ _ _ _ _ _

Здесь в январе первого числа нужно выполнить учет финансов за прошлый месяц (обязательно), еще первого, одиннадцатого и двадцать первого числа нужно сделать уборку (необязательно).

Обычно задачи в календаре нужно выполнить не один раз, а повторять постоянно. Предыдущий пример можно отнести к таким задачам.

Задачи, которые повторяются, нужно вынести в отдельную заметку, такой заметкой будет "Шаблон календаря". Данная заметка будет содержать шаблон календаря на месяц. По аналогии можно сделать шаблон календаря на год.

Скорее всего вы будете делать уборку не в определенные дни месяца, а в определенные дни недели, например, по субботам. Тогда шаблон будет выглядеть следующим образом:

_ _ _ Шаблон календаря _ _ _

[xx]

! 01 добавить шаблон календаря на следующий месяц

! 01 учет финансов

(субботы) уборка

_ _ _ _ _ _ _ _ _

Уборка состоит из нескольких действий и добавлять их в календарь не нужно, вместо этого нужно создать отдельную заметку "Уборка" со всеми действиями.

Помимо уборки могут быть и другие задачи по дому, поэтому в календаре вместо слова "уборка" можно использовать "домашние дела".

Уборку можно разделить на два вида:

• небольшая уборка раз в неделю (убрать пыль с рабочего места);

• и большая уборка раз в месяц (убрать всю пыль, постирать вещи, и прочее).

В шаблоне календаря это может выглядеть следующим образом:

_ _ _ Шаблон календаря _ _ _

(первая суббота месяца) домашние дела +

(остальные субботы месяца) домашние дела

_ _ _ _ _ _ _ _ _

Обратите внимание на символ "+", который идет после "домашние дела" - данным символом я обозначаю наличие дополнительных задач.

Следующая папка называется "Разобрать". Данная папка содержит заметки, которые нужно просмотреть, далее удалить не нужные, а нужные отправить в архив.

Следующая папка называется "Архив". В данную папку отправляются архивные заметки.

Путеводитель по контенту