Что-то Вы тут студию каких-то рукожопов описали. Для понимания единой идеи не художникам сначала задача раздается, а пишутся дизайн документы, технические доки, описывается атмосфера, антураж игры (если нужно), описывается все, что только можно. На основе этого делается грубый подсчет сколько и каких людей надо. Сколько на все времени уйдет и сколько это будет стоить. Одновременно с этим или после этого этапа концептеры набрасывают скетчи, создают атмосферу игры уже на картинках, собирают так называемый арт бук. В который собираются всевозможные рефы, картинки, стилистика и тд. А уже на основе всего этого начинают работать 3дшники с 2дшниками. При таком, или около таком, подходе у всех есть общее понимание чего они делают. Так же любой выпавший сотрудник заменяется новым на любом этапе, вводится в курс дела за несколько дней путем изучения всех этих документов и продолжает работать тоже понимая, что надо делать.