Как подписать файл ПДФ электронной подписью: 3 лучших инструмента
Привет! Сегодня хочу поговорить про одну очень актуальную тему — как подписать файл ПДФ электронной подписью. С тех пор как у нас повсеместно ввели электронный документооборот, это стало просто необходимостью. Так что, если вам нужно отправить или получить важный документ, без ЭЦП не обойтись. Разберемся, что это за зверь такой и покажу три программы, в которых я сам пробовал ставить такую подпись.
Что такое Электронная Цифровая Подпись (ЭЦП)?
По сути, ЭЦП — это цифровой аналог вашей собственноручной подписи, который придает электронным документам юридическую силу. Это как печать, только в электронном виде, и генерируется она с помощью специального криптографического софта (СКЗИ). В итоге вы получаете сертификат, который подтверждает, кто именно подписал документ, когда это произошло, и самое главное — что документ после подписания не менялся.
Электронных подписей бывает три вида, и тут легко запутаться:
- Простая. Просто удостоверяет вашу личность. Как логин и пароль, не более.
- Усиленная неквалифицированная. Уже серьезнее. Она не только идентифицирует автора, но и гарантирует, что в документ не вносили изменений после подписания. Создается криптосредством, но аккредитованный центр её не заверяет.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП). Это уже максимальный уровень. По юридической силе она абсолютно равна вашей личной подписи, поставленной от руки. Она проходит проверку ФСБ, и ей выдается сертификат от аккредитованного центра. Вот это то, что нужно для серьезных дел.
Чтобы работать с УКЭП, вам, естественно, нужен криптографический софт (СКЗИ) и текстовый редактор, который умеет с ним взаимодействовать. Чаще всего ставят КриптоПро CSP, но есть и другие варианты: Signal-COM CSP, LISSI-CSP или VipNet CSP. Все они сертифицированы ФСБ и ФСТЭК. Сначала нужно скачать и поставить СКЗИ, сгенерировать свою ЭП, и только потом можно начинать работать с документами. Я покажу, как подписать электронной подписью документ PDF в трех проверенных мной программах.
PDF Commander
ПДФ Коммандер - это русскоязычный редактор для PDF, которым я сам иногда пользуюсь. В нём можно не только подписать документ УКЭП, но и запаролить его, отредактировать, или добавить официальные штампы типа «Копия верна». Довольно удобно, когда всё в одном месте.
Вот как я обычно делаю:
- Открываю файл. Жму «Открыть PDF» и нахожу нужный документ. Просто и понятно.
- Иду в «Безопасность» и «Цифровая подпись». Здесь ввожу свои контактные данные и местонахождение, указываю причину подписи. Мои ФИО берутся из уже созданной ЭЦП автоматически.
- Загружаю ЭП. Выбираю «Выбрать из файла» и подтягиваю свой сгенерированный ранее файл подписи. Кстати, можно добавить подпись и из уже подписанного документа — например, из скана. Затем размещаю подпись, где ей положено быть.
- Подписываю. Нажимаю «Подписать». Жду пару секунд, пока программа сделает свою работу.
- Проверяю. Захожу в блок «Проверить подпись», чтобы убедиться, что всё сработало. Сертификат должен гореть со статусом «Действителен». Иначе весь смысл теряется.
Adobe Acrobat
Adobe Acrobat — это своего рода ветеран в работе с PDF, и, конечно, он тоже умеет ставить УКЭП и защищать файлы. Плюс у него есть фишки вроде автозаполнения форм, что экономит время, если вы работаете с типовыми документами.
Как подписать документ ПДФ электронной подписью:
- Ставлю «Криптопро PDF». В отличие от PDF Commander, сюда нужно дополнительно подключить модуль типа «Криптопро PDF» и связать его с Adobe Acrobat через раздел «О модулях сторонних производителей».
- Генерирую подпись (если не сделал раньше). Захожу в «Редактирование» → «Установки» → «Подписи». В блоке «Создание и оформление» жму «Подробнее», выбираю свое СКЗИ и подтверждаю.
- Ставлю подпись. Открываю документ и иду в «Дополнительные инструменты». Нахожу значок «Сертификаты». Сверху должна появиться кнопка «Поставить цифровую подпись».
- Выбираю сертификат. Из списка выбираю нужный сертификат, определяю место, куда хочу поставить роспись на странице. Жму «Ok» и сохраняю файл. Готово.
ABBYY FineReader
ABBYY FineReader многие знают как отличный инструмент для распознавания текста, но он также вполне справляется с подписанием и защитой документов. Плюс в нём есть неплохие инструменты для совместной работы с PDF, если вы в команде.
Вот мои шаги:
- Открываю файл. Кладу файл на редактор. Самый быстрый способ — правой кнопкой мыши по файлу и выбрать «Редактировать в ABBYY FineReader PDF 15».
- Иду в «Подпись». Во вкладке «Инструменты» ищу «Подпись». Выбираю «Добавить цифровую подпись» и мышкой отмечаю область, где подпись будет стоять.
- Расписываюсь. В появившемся окне подписи жму «Подписать как», выбираю тип сертификата. Указываю причину подписи и заполняю свои данные (ФИО, организация и так далее).
- Нажимаю «Сохранить и подписать».
Заключение
Я рассказал вам, как подписать файл PDF электронной подписью. Из трех программ, которые я показал, я бы выделил PDF Commander. Это, наверное, самый простой и интуитивно понятный способ, особенно если вы не хотите возиться с дополнительными модулями, как в Adobe Acrobat. Он русскоязычный и позволяет быстро поставить УКЭП, которая точно соответствует нашим российским стандартам. И проверить подлинность сертификата там тоже можно в пару кликов.
Надеюсь, мой опыт поможет вам сэкономить время! Удачи в работе с документами.