Notion и планирование контента

Привет. Сегодня я расскажу про использование «Notion» и его эффективности при планировании контента для социальных сетей. Инструмент не очень прост в освоении, первые часы хочется его дропнуть и забыть. Но если разобраться во всей функциональности, ноушен становится незаменим.

О том что такое контент план, у нас есть отдельная статья.

Полная безлимитность для личных страниц. Можно создавать сколько угодно документов, баз данных (выступающих в том числе как таск менеджеры). Лимит установлен лишь на пользователей. Вы можете пригласить до пяти участников, выдав им права на своё усмотрение.
Недорогая полная версия, опять же для личных страниц. Устраняет ограничение в пользователях, стоит менее 50$ за год.
Наличие полноценной десктоп версии, что позволяет не запутаться во вкладках. Чем дольше занимаешься разработкой игр, тем больше вкладок оставляешь постоянно открытыми, закреплёнными, сгруппированными в прибитые гвоздями папки, ещё и не в одном окне. Отдельное приложение в такой ситуации, воспринимается как Божий дар.
Абсолютная кастомизация. Инструмент предоставляет почти безграничные возможности, предложив гибкость, вариативность, можно сказать - вседозволенность.
В задачи можно добавлять изображения, как в Trello, что незаменимо при работе с контентом. Визуализация - наше всё.
Несколько способов визуализации баз данных, между которыми легко переключаться. Настройка сортировки, фильтров и многое другое.
Все обновления подтягивает в реальном времени, что очень удобно при совместном использовании.
Есть качественная тёмная версия.

Сложен в освоении. Требует логического мышления, чтобы настроить удобные рабочие процессы внутри сервиса.
Не выдерживает больших баз данных. Всё в порядке, пока элементы в БД не сильно выходят за пару-тройку сотен. И начинает долго подгружать их, при тенденции в росте ближе к тысяче. Было оттестировано на таблице расходов по «Тенебре». В итоге, решили оставить таблицу в Google для этой цели.
На февраль 2023 года, для оплаты требуется карта поддерживающая международные платежи (физическая или виртуальная), а так же VPN, если у вас РФ IP.
В свете событий последнего года не блокирует РФ аккаунты, кажется, не запрещает регистрироваться, но как уже выше сказано - оплату не принимает. Даже при наличии обходных путей, невольно чувствуешь себя в зоне риска. Сейчас как никогда хочется видеть полноценные РФ сервсисы, которым не побоишься доверить наработки месяцев, лет. Можно, конечно, делать бэкапы. А если лень, то можно молиться. Времени требует примерно одинаково.
Зарубежная, не отзывчивая, медленная техническая поддержка, в том числе, для корпоративных клиентов. Опыт не личный, но видела много статей и комментариев об этом, которые никак не опровергаются.

Взвешивая все плюсы и минусы, я очень надеюсь, что отечественный сервис Weeek, сможет дотянуться до Notion по функциональности и мы перейдём на достойный аналог. Я всё время слежу за их новостями и дорожной картой, общаюсь с разработчиками на тему «хотелок» и багов, которые очень быстро фиксятся. Но пока что, использую именно Notion.

Какие у меня запросы к той среде, где я составляю контент план:

Возможности отображения: списком, доской, календарём без дублирования карточек/задач.
Сортировка по категориям (полям)
Отображение картинки для наглядности, т.к. много работы с визуалом.
Возможность автоматического подсчёта знаков в указанном поле для всех карточек/задач.
Совместная работа.

Notion удовлетворил все запросы и даже предложил больше. Мы ушли в него из Trello в конце осени и работа стала очень наглядной, комфортной, продуктивной. А так же, сервис избавляет меня от той работы, в которой я могу ошибиться - подсчёт суммы знаков по формуле. Это необходимо для оплаты работы переводчика.

После длинного предисловия, расскажу как выстроила работу, поделюсь своими паттернами, уделю внимание каждому способу отображения базы данных и каждому полю для элементов.

Я создаю отельную БД на каждый месяц, но отсчёт веду не строго в рамках месяца, а по неделям. Например, наш февраль:

В этот месяц вошли ровно четыре недели, с 30 января по 26 февраля. Таблица марта будет у нас с 27 февраля по 2 апреля и в ней будет пять недель.

Это продиктовано потребностью в визуальном отображении в категории «галерея»

Когда создаёшь новый документ в Notion, он предлагает варианты: обычная страница, импорт или базы данных. В нашем случае, требуется последний вариант. Начать можно с таблицы.

Приложение попросит ввести название базе данных или выбрать уже готовую. Назовём её «Март 23»

У вас появится пустая база данных в табличном виде.

Первое, что необходимо сделать: разобраться, какая информация потребуется для каждой карточки в этой базе данных. Сервис предлагает:

Поля с текстом или числами.
Выбор одного или нескольких кастомных элементов в списке. Здесь можно прописать категории по типу постов (арты, персонажи, фоны, гиф, видео, скетчи, рассказы, цитаты, лор, статьи, отчёты и многое другое) или выбирать для какой аудитории рассчитан пост (платный и бесплатный контент). Либо любые другие параметры, которые вам потребуются.
Статус. Его тоже можно кастомизировать. Чуть ниже расскажу, как мы используем это поле у себя.
Указать дату. Конечно же, посты привязаны к конкретным числам.
Персона или исполнитель. За кем закреплена карточка.
Файлы и медиа. Незаменимо, когда нужно прикрепить картинку.
Чекбоксы. Квадратное поле, в котором можно поставить галочку.
URL, если вам требуется указать внешний или внутренний ресурс.
Email или номер телефона.
Формулы. Есть набор формул, которые нам позволяют считать количество знаков в конкретной колонке и потом суммировать их, чтобы оплачивать работу переводчика без лишней головной боли и калькулирования.
Есть набор функций, позволяющий синхронизацию с другими базами данных, но для контент плана это совсем не требуется. Зато крайне полезно, когда нужно составить отдельную БД для мониторинга конкретных задач.
Поля для отслеживания кем и когда карточка создана, когда и кем редактировалась. Полезно для сортировки.

Какие поля используются у нас:

«Дата» - на какое число запланирован пост.
«Аудитория» - кому предназначен контент.«Общая» - публикация в открытых источниках.«Платная» - публикация для платных подписчиков.
«Категория» - какого типа контент.

Серым отмечены еженедельные отчёты и статьи.
Розовым - скетчи. Желтым - персонажи. Зелёным - рассказы.
Арты, фоны и мемы публикуются как правило по вторникам, и сгруппированы в оранжевый цвет.
Лор и цитаты могут чередоваться по средам, поэтому тоже обозначены одинаковым цветом - фиолетовым.
Видео и гиф публикуются по субботам.

«Название» поста для первичного планирования, когда ещё не подготовлен визуальный контент, но нам нужно ориентироваться в постах.
«Изображение».
«Статус». Мы разделили на несколько этапов:

«Подготовка» - когда ещё нет визуального контента и текста. Задаётся сразу по умолчанию.
Когда контент готов, он отдаётся на «Перевод». Переводчик закончив свою работу, выставляет карточке «Публикация»
«Опубликовано» - когда посты уже в социальных сетях, либо в отложке.
«Пропуск» - публикации не будет.

Русский «Текст»
«Перевод» на английский язык.
«Знаки» - для подсчёта количества знаков русского текста по встроенной формуле. Внизу таблицы можно включить суммирование или другие операции с любой колонкой. Я считаю количество постов и сумму знаков:

«SM» - то есть, Social Media. То, в какие соцсети я уже опубликовала или добавила в отложку конкретный пост.

Серым я выделила дискорд, как мультиязычный.
Фиолетовым - русскоязычные площадки.
Синим - англоязычные.
Розовым - сторы.

Теперь, когда мы разобрались с полями и настроили их, можно перейти к способам визуализации. Они тоже очень гибкие и работают внутри одной базы данных. Как их найти:

Таблица - отображение всех карточек вертикальным списком. Незаменимо для подсчёта и линейности. В таблицах я включила сортировку по дате и аудитории, чтобы при добавлении в отложку, двигаться по списку.

Как это выглядит в текущем месяце на момент написания статьи:

Статус - это типичная доска с колонками по категориям. Помогает ориентироваться, какого рода задачи стоят перед нами. Переводчик работает со своей колонкой и переносит готовые карточки в колонку «Публикации»

Галерея - тут я работаю чаще всего. На мониторе 1920х1080 в строку влезает ровно семь карточек, а постингом мы занимаемся каждый день. Как-то вошли в такой режим во время «Прометея» и до сих пор из него не выйдем. Может быть, было бы правильнее публиковать по 2-3 поста в неделю, но у нас куча контента, который хочется показывать. И мы не отказываем себе.

Что немаловажно, любой способ отображения можно ещё и отсортировать. Например, в галерее мы сортируем по «Аудитории», чтобы разделить разные стены, когда работаем с планированием контента.

Что будет отображаться на карточках в галерее, вы тоже можете сами настроить. Каждое поле - это плюс одна строчка на самой карточке. Поэтому, здесь лучше не перегружать информацией и стараться писать короткие названия к постам. Я отображаю название, дату и категорию.

Календарь - здесь удобно планировать, до перехода в галерею. Компактные карточки, с отображением необходимых полей: название и категория. Лаконично, ничего лишнего, и контент удобно перетягивать, чтобы комфортно менять даты.

Категории - вспомогательная сортировка, которая даёт информацию, какой визуальный контент ещё требуется подготовить.

На самом деле, редко пользуюсь этим способом отображения, поскольку проще составить себе список необходимого контента через отдельный чеклист и двигаться по нему.

Сейчас я допишу статью про Notion и вычеркну очередную строчку. Останется лишь подготовить тексты к оставшимся постам, отдать их в перевод и начать работу над контентом для марта :D

Но я не удаляю такой способ отображения. Вдруг у меня когда-то будет настроение воспользоваться именно таким способом.

Спасибо, что дочитали статью до конца. Надеюсь, она была полезна разработчикам, SMM-щикам, игрокам, и возможно, даже создателям подобных сервисов.